Sign In Records

签到记录整理规范

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本文档用于说明活动结束后如何整理报名、签到和到场统计记录。

适用场景

当活动存在报名、签到、现场补录、临时取消或需要统计实际到场人数时，应在活动材料目录下整理签到记录。签到记录用于复盘活动参与情况、核对报名转化、支持后续报销或活动总结，不应只保存在个人表格、聊天记录或临时接龙中。

Important

签到记录需要同时保留“数字”和“口径”。如果只有最终人数，没有数据来源、分类名单和异常说明，后续很难复盘报名转化、缺席原因或现场补录情况。

可参考 集体生日会签到记录样例，其中包含说明文档和分类后的 CSV 文件。

样例文件包括：README.md、00-summary.csv、01-registered-attended.csv、02-registered-absent.csv、03-registered-cancelled.csv 和 04-unregistered-attended.csv。

放置位置

签到记录应放在对应活动目录下的 sign-in/ 子目录中。

推荐结构：

2026-09-16-GROUP-BIRTHDAY-01-2026-fall/
  sign-in/
    README.md
    00-summary.csv
    01-registered-attended.csv
    02-registered-absent.csv
    03-registered-cancelled.csv
    04-unregistered-attended.csv

如果活动没有某一类人员，可以省略对应 CSV，或保留空表并在 README.md 中说明。

README.md 内容

sign-in/README.md 应至少说明：

• 活动名称
• 数据来源，例如报名表、签到表、微信群接龙、现场补录表等
• 原始数据整理日期
• 统计口径，例如签到标记 1、0、-1 分别代表什么
• 汇总人数
• 每个 CSV 文件的内容
• 需要特别说明的问题，例如重名、补录、取消、异常标记或数据来源不完整

推荐章节：

# 活动名称 · 到场信息统计

数据来源：原始文件或表格名称，整理日期 YYYY-MM-DD。

## 汇总

| 类别 | 人数 |
| --- | --- |
| 报名且到场 | 0 |
| 报名未到场 | 0 |
| 报名后临时取消 | 0 |
| 报名总人数 | 0 |
| 未报名但参加 | 0 |
| 现场总人数 | 0 |

## 文件

| 文件 | 内容 |
| --- | --- |
| `00-summary.csv` | 各类别人数 |
| `01-registered-attended.csv` | 报名且到场 |
| `02-registered-absent.csv` | 报名未到场 |
| `03-registered-cancelled.csv` | 报名后临时取消 |
| `04-unregistered-attended.csv` | 未报名但到场 |

## 说明

- 在这里说明原始表格结构、签到标记含义、异常数据和人工处理方式。

CSV 文件

00-summary.csv

00-summary.csv 用于保存汇总数字，建议至少包含以下行：

类别,人数
报名且到场,0
报名未到场,0
报名后临时取消,0
报名总人数,0
未报名但参加,0
现场总人数,0

其中：

• 报名总人数 通常等于报名且到场、报名未到场、报名后临时取消等报名相关分类之和
• 现场总人数 通常等于报名且到场和未报名但参加之和
• 如果活动口径不同，应在 README.md 中说明

分类名单

分类名单 CSV 推荐使用 序号,姓名 两列：

序号,姓名
1,姓名
2,姓名

常用分类文件：

• 01-registered-attended.csv：报名且到场
• 02-registered-absent.csv：报名未到场
• 03-registered-cancelled.csv：报名后临时取消
• 04-unregistered-attended.csv：未报名但到场

如果需要保存学号、学院、联系方式等额外字段，应确认这些信息确实有必要保留，并避免公开不必要的个人敏感信息。

Caution

不要为了“原样备份”而提交包含大量手机号、学号、身份证号、详细联系方式或无关备注的原始表格。确需保留敏感字段时，应先确认访问范围和保存必要性。

整理规则

• 保留原始数据来源说明，不要只提交整理后的数字。
• 把报名名单和签到名单分开核对，确认是否存在未报名到场、报名未到场和重复姓名。
• 对原始表中的特殊标记保持解释，例如 1 表示到场、0 表示未到场、-1 表示取消。
• 人工判断或手动修正必须写入 README.md 的说明部分。
• 如果发现姓名前缀、备注符号、重复姓名或异常记录，不要静默删除，应说明是否保留原样以及是否需要后续确认。
• 不建议提交原始 Excel、截图或包含过多个人信息的文件；如确需保存，应确认访问范围和隐私风险。

提交前检查

• sign-in/README.md 已说明数据来源和整理日期
• 汇总人数和分类 CSV 能互相对应
• 报名且到场、报名未到场、取消、未报名到场等分类已按活动实际情况整理
• 异常标记、重复姓名、补录和人工判断已在说明中记录
• 没有公开不必要的手机号、学号、身份证号等个人敏感信息
• 活动与宣传中的收尾记录已引用签到记录位置